Règlement nouveaux locaux, gestion des clés, déf. Rotary

[Aikau le bo]

Voici une proposition de "mise à jour" du statut des Rotary, de la gestion des clés et du règlement interne aux locaux.
Certains points sont à discuter en AG, d'autres peuvent sans autre se régler sur le forum.
Toute suggestion bienvenue.
Bonne lecture!


1. Définitions, droits et devoirs des « Rotary »

1. Un membre du SF acquière le statut de « Rotary » en participant financièrement au club de manière significativement plus importante que les membres ordinaires du club.
2. Les « Rotary » s’acquittent de leur cotisation spécifique aussi rapidement que possible afin de garantir le paiement des frais courants.
3. En cas de démission, les « Rotary » s’engagent à payer au minimum une demi-année de cotisation Rotary après l’envoi au comité du SF de la lettre de démission. Par exemple, si la cotisation annuelle d’un « Rotary » démissionnaire est de 600.-, il devra encore s’acquitter de 300.- après l’envoi de sa lettre de démission. Cette mesure a pour but de garantir au club la pérennité du paiement des frais courants ainsi que de lui donner suffisamment de temps pour trouver des solutions de financement alternatives.
4. Le Rotary s’engage à rembourser la différence des montants dans le cas où un « Rotary » démissionnaire aurait plus qu’une demi-année déjà payée en avance au club.
5. Clé : voir ci-dessous.


2. Clés

1. Chaque membre du Rotary qui en fait la demande peut posséder une clé du local.
2. Le SF, hors Rotary, possède une clé.
3. En cas de perte d’une clé, le possesseur de la clé perdue devra prendre à sa charge le remplacement du cylindre ainsi que de toutes les clés des membres du Rotary et du SF dans les plus brefs délais.

3. Responsabilité de l’organisateur d’évènement

1. Chaque évènement – jeu de rôle, soirée de soutien, de détente, etc. – doit avoir un organisateur. Dans le cas d’un jeu de rôle, par exemple, l’organisateur est, sauf exception, le Meneur de Jeu.
2. Un non membre du club ne peut être organisateur.
3. L’organisateur est responsable des locaux durant la soirée, en particulier du rangement, des éventuels dégâts, des nuisances occasionnées, etc.
4. Il revient à l’organisateur de signaler au comité du SF les manquements au règlement interne observés lors de son arrivé dans les locaux.
5. En cas de manquement aux règlement interne, l’organisateur incriminé sera rappelé à l’ordre par le comité du SF dans le plus brefs délais. En cas de manquement grave ou répété, le comité du SF se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires, pouvant aller jusqu’à l’exclusion du club.
6. Chaque évènement doit être annoncé à l'avance sur le blog kgibi.net, ceci dans le but de non seulement connaître l'organisateur et les différentes activités du club, mais également de gérer au mieux la réservation des locaux.
7. En cas d'activités "improvisée" exceptionnelles, l'organisateur n'est pas tenu de le signaler sur le blog du SF, mais devra tout de même le notifier sur la feuille d'occupation des locaux.

4. Règlement interne

1. Les locaux doivent être maintenus propres.
2. La vaisselle utilisée doit être nettoyée – correctement – séchée et rangée.
3. Les tables doivent être rangées et nettoyées.
4. L’entreposage de matériel privé est interdit, sauf accord du comité.
5. Les poubelles doivent être sorties à la fin de chaque évènement.
6. Aucune nourriture ne doit rester dans le frigo.
7. Les denrées misent à disposition du SF doivent être payées immédiatement.
8. Les WC étant partagés, le papier toilette utilisé doit être celui du SF. De même, et pour la bonne entente avec la personne partageant ces toilettes, une attention particulière doit être portée au maintient de la propreté dans ce lieu.
9. Les membres s’engagent à prendre les mesures nécessaires pour déranger le moins possible le voisinage, en particulier concernant le volume sonore après 22h.
10. Chaque évènement doit être noté sur la feuille d'occupation des locaux disponible au club.

[Dust]

Pour moi c'est complet et pertinent. Je suis d'accord.

[Mad Max]

perso je ne suis pas d'accord avec les points suivants.

1.3 car en gros si une personne démissionne elle doit encore payer la moitié de sa coti de l'année d'après. Oui je comprend que ça "stabilise" mais je trouve ça profondément injuste.
1.4 Ce n'est pas au SF de rembourser ce qu'un membre du rotary aurai payé en trop au rotary.

2.3 (c'est pas que je suis pas d'accord avec ce point, au contraire, mais c juste une précision) Cela représente plusieurs centaines de francs.

3.5 Le rotary peut signifier au club qu'un membre n'a pas un comportement correct. Je ne vois pas pourquoi le comité du rotary pourrai exclure un membre du SF (ou alors je n'ai pas compris la formulation de ce point et je m'en excuse)

pour le reste pas de souci et notamment le règlement interne qui est nickel. Au niveau des poubelles on peut même dire qu'elles doivent être vidées à la fin de chaque soirée vu que la porte du fond donne sur les containers.

[Dust]

Pour le point 3.5, moi j'avais compris que c'était n'importe qui qui pouvait dénoncer un comportement incorrect, pas seulement un membre Rotary.

[Mad Max]

oui oui, là n'est pas le problème.

ce que je ne suis pas d'accord c'est que le rotary puisse exclure un membre du SF.

[Mad Max]

et le plus important:

définition du point 1:

le rotary est composé d'un nombre non limité de membres se partageant en parts égales le loyer du local de la borde. Est inclut dans le rotary le SF qui représente virtuellement 2 membres et qui s'acquitte donc de deux parts (les représentants officiels des membres SF sont le président et le vice président).

[Dust]

Je comprend, c'est en fait la composition de ce fameux "comité" qu'il faut définir. comité = rotary ??? Moi j'avais pas compris ça en fait.

Et mad max, je suis en effet d'accord avec tes précision pour le point 1.

[Aikau le bo]

perso je ne suis pas d'accord avec les points suivants.
1.3 car en gros si une personne démissionne elle doit encore payer la moitié de sa coti de l'année d'après. Oui je comprend que ça "stabilise" mais je trouve ça profondément injuste.

Injuste? Oui, un peu, tout comme il est vrai que cela stabilise les finances. Finalement, lorsque l'on fait partie d'un club de sport, par exemple, on paye sa coti annuellement avec un délai de dédit. Pourquoi ne pas simplement instaurer un délai de dédit de 6 mois MAIS en considérant que l'on paye mensuellement (et pas annuellement) la coti? C'était mon idée - tout à fait discutable et sujet à débat, naturellement - et la raison du point 1.4.

1.4 Ce n'est pas au SF de rembourser ce qu'un membre du rotary aurai payé en trop au rotary.

Très juste, je change le point

2.3 (c'est pas que je suis pas d'accord avec ce point, au contraire, mais c juste une précision) Cela représente plusieurs centaines de francs.

C'est vrai, mais quelle autre solution? Que le club paye? Bof...

3.5 Le rotary peut signifier au club qu'un membre n'a pas un comportement correct. Je ne vois pas pourquoi le comité du rotary pourrai exclure un membre du SF (ou alors je n'ai pas compris la formulation de ce point et je m'en excuse)

Manque de précision de ma part, il s'agit du comité du SF, bien sûr.

Au niveau des poubelles on peut même dire qu'elles doivent être vidées à la fin de chaque soirée vu que la porte du fond donne sur les containers.

OK, je change

[Aikau le bo]

le rotary est composé d'un nombre non limité de membres se partageant en parts égales le loyer du local de la borde.

Est-ce bien le cas actuellement? Je n'était pas sûr

[Flandise]

le rotary est composé d'un nombre non limité de membres se partageant en parts égales le loyer du local de la borde.

Est-ce bien le cas actuellement? Je n'était pas sûr

Les parts ne sont actuellement pas égales.

Sinon j'avais commencé à la demande de Darano de compléter les status à propos du Rotary, je partirais de ta version qui me convient.

Concernant les clés, je trouve peu réaliste la solution de une par rotary + 1 pour tous les autres membres. Il nous en faut un nombre suffisant pour contenter la majorité, mais pas trop pour limiter les risques de perte et d'égarement. J'avais proposé d'en faire 7 copies et de les distribuer aux MJ les plus actifs dans les locaux. De cette manière les possesseurs ne sont pas figés, la disponibilité des clés est optimale.
Une liste doit être mise à jour et signée par les possesseurs de clés afin d'avoir un responsable en cas de perte.

En cas de perte de clé, nous n'avons certes pas énormément de valeurs dans nos locaux mais il est en effet plus sage de remplacer le cylindre et les clés, c'est cher, mais ça motivera à être vigilant.

[Car0nline]

1.4 euh, moi je suis d'avis ce qui est trop payé est automatiquement considéré comme don. non?

[Flandise]

J'ai fait des copies des clés (elles sont jaunes) et je vais commencer la distribution avec signage de papier et demande de caution de 20.-
De cette manière ça donne quand même une base de responsabilité aux possesseurs de clés et limite les migrations de ces dernières.

Comme je l'avait proposé plus haut je vais les distribuer en priorité aux MJ qui sont les plus actifs dans les locaux. Je me permet d'imposer un peu ma loi car c'est moi qui me suis bougé le derch pour tout ce bazar, on verra à l'AG de novembre pour les changement de règlements si besoin.

[Chimel]

et moi je dis bravo mr.Flandise!

[Nof]

Si jamais: Clé du local toilette cassée. Le glacier peut nous prêter les siennes en attendant qu'on fasse un double.

[Flandise]

Je rédige un draft des statuts 2010 et j'aimerais reformuler les point suivant :

3. En cas de démission, les « Rotary » s’engagent à payer au minimum une demi-année de cotisation Rotary après l’envoi au comité du SF de la lettre de démission. Par exemple, si la cotisation annuelle d’un « Rotary » démissionnaire est de 600.-, il devra encore s’acquitter de 300.- après l’envoi de sa lettre de démission. Cette mesure a pour but de garantir au club la pérennité du paiement des frais courants ainsi que de lui donner suffisamment de temps pour trouver des solutions de financement alternatives.
4. Le Rotary s’engage à rembourser la différence des montants dans le cas où un « Rotary » démissionnaire aurait plus qu’une demi-année déjà payée en avance au club.

pour garder le même principe on pourrait reformuler comme ça :

3. En cas de démission, un membre rotary doit observer un préavis de 6 mois durant lequel sa cotisation sera perçue . L'éventuel excédent en cas de paiement annuel sera remboursé au membre sortant par le SpaceFridge.


Pour moi le sens est le même, mais ça parait plus claire et plus proche des pratiques de bail ou d'abonnements courants.
z'en dites quoi?